Para un despacho contable o cualquier negocio, tener los documentos ordenados ahorra tiempo en declaraciones, auditorías y trámites. Esta guía se enfoca en documentos contables y fiscales; si quieres el método general, mira cómo digitalizar los expedientes de tu negocio.
Qué conviene digitalizar
- Facturas emitidas y recibidas (conserva también el archivo XML, no solo el PDF).
- Estados de cuenta y comprobantes de pago.
- Nóminas, contratos y altas de personal.
- Declaraciones y acuses.
- Contratos con clientes y proveedores.
Cuánto tiempo conservarlos
La ley fiscal exige conservar la contabilidad y sus comprobantes por un plazo de cinco años. Confirma los plazos que te aplican con tu contador, porque algunos documentos requieren más tiempo.
Cómo escanear bien
- Usa PDF con texto buscable (OCR) para encontrar un dato con solo escribirlo.
- Escanea a una resolución que se lea con claridad, sin inflar el tamaño.
- Revisa que no falten páginas antes de guardar o desechar el original.
Orden y nombres de archivo
Define una estructura fija, por ejemplo: Cliente / Año / Mes / Tipo de documento. Y nombra cada archivo igual, con fecha, tipo y folio (2026-10 Factura 1042 Cliente). Cuando todos siguen la misma regla, nadie pierde un documento.
Respaldo y privacidad
Guarda al menos una copia en otro lugar (en la nube y en un disco externo), limita quién puede abrir cada carpeta y avisa a tus clientes cómo tratas sus datos con tu aviso de privacidad. Si quieres que lo organicemos por ti, mira digitalización de expedientes.